Служебните съвещания като лечение

https://www.24chasa.bg/novini/article/7902552 www.24chasa.bg
Според Илон Мъск дългите обсъждания в офиса са болестта на големите компании. СНИМКА: РОЙТЕРС

Вместо да скучаете, използвайте ги за терапия

Когато миналата година бизнесът на милиардера Илон Мъск беше в криза, той предприе доста необичайна тактика за спасяването му. Освен че започна да спи в завода си за електромобили „Тесла”, за да пести време, бизнесменът изпрати до подчинените си и доста странен имейл. В него ги съветваше редица неща, за да повишат производителността си, включително да сложат край на дългите съвещания, които според Мъск са болестта на големите компании. Той даже препоръчва на служителите си да напускат подобни срещи, ако смятат, че не са полезни за тях. “Не е грубо да си тръгнете, грубо е да карате някого да стои и да си губи времето”, обяснява той.

Всъщност Мъск не е единственият, който мисли така. Би Би Си съобщи, че наскоро в Станфордския университет са се събрали специалисти от различни области, решени да изградят нов модел на служебно общуване, който да сложи край на дългите скучни съвещания. Мотото на срещата им било “Пътуване към Луната” - жаргон, използван между работещите в Силициевата долина за дръзки начинания, характерни за космическите програми.

Така те искали да подчертаят колко изкривено е станало служебното общуване и как трябва спешно да се излезе от този коловоз. Още повече че интернет и модерните технологии предлагат неограничени възможности за разчупване на модела, в който най-високопоставеният мениджър стои в тясната част на масата, а всички останали са пред погледа му, обикновено с маска на лице “о, колко интересно”.

Според консултанти по трудова ефективност това е пълна загуба на време, след като всички участващи не се чувстват достатъчно комфортно да споделят своите виждания и идеи. Ситуацията допълнително се усложнява и от вкарването на така наречените конферентни връзки със служители, които работят в друг офис или пък от вкъщи. Обикновено това допълнително разконцентрира и нарушава темпото на обмяна на мисли, а се използва все по-често във фирмената култура с цел намаляване на разходите за офиси и командировки.

В резултат се правят милиони съвещания без особен смисъл. Само в САЩ се смята, че всеки ден се провеждат между 36 млн. и 56 млн. служебни срещи. Което е огромна загуба на време, а и се оказва психически натоварващо. “Честно казано, смятам, че повечето срещи са пълно насилие над душата на човека. Хората се свеждат до функции и никой не се интересува от тях като личности”, казва Сю Филипс от американската консултантска компания Sacred Design Lab.

Според изследване на университета в Северна Каролина около 2/3 от съвещанията не успяват да постигнат първоначално зададените цели, а една трета от времето за тях се губи в непродуктивни дискусии. Освен това съществува и така нареченият синдром на възстановяване, когато служителят е разсеян заради зле протекла среща.

Професор Патрик Хол от университета в Малмьо подчертава, че се наблюдава противоречие. От една страна, хората имат лошо мение за съвещанията, а от друга техният брой се увеличава. Причината е, че се създават все повече мениджърски длъжности, което неизбежно води до още срещи, въпреки че не се вземат повече решения. По думите му това е отражение на промените в работната сила. Все по-малко хора вършат истинска работа и произвеждат неща, докато все повече се занимават с направляване на процеси. “Много шефове не знаят какво точно правят и когато са несигурни каква е ролята им, техният отговор е да свикват такива срещи”, обяснява професорът.

Той препоръчва да не се гледа на служебните съвещания като на безсмислено занимание, а като на възможност за терапия. “Независимо за какво са свикани, те са шанс да се оплачеш и да получиш признание от своите колеги”, казва Хол. Затова не губете времето си, ровейки отегчено в мобилния си телефон, а мислете как да се позиционирате във водените разговори, така че да имате лична полза от тях. Не позволявайте отегчението да ви завладява, а се постарайте да разберете каква въсщност е целта за свикването им. Може да са просто за утвърждаване на фирмата или организацията, за която работите. Така че това е златна възможност да напомните колко важна част сте от нея чрез подходящ спомен за някакво свое постижение или правилно действие.

Хол обаче предупреждава, че форматът на срещите е много важен. Ако в тях участват хора, които са на едно ниво в служебната йерархия, тогава е по-лесно се обсъждат въпроси, които интересуват всеки отделен човек. Ако обаче участват служители с различен ранг, тогава разговорите обикновено се превръщат в борба за надмощие и оставят у участниците усещане за неудовлетвореност. А и несправедливо могат да се превърнат във фокус за недоволство към определена личност. “Хората често се чувстват изолирани. Те смятат, че нямат никакво влияние или позицията им не е уважавана. Затова е разбираемо, че такива срещи не подобряват нищо и само засилват чувството на неудовлетвореност”, казва Хол. Според него, ако това се преодолее, има голям шанс на тях да се погледне като на терапия и те да стават все по-ефективни.

Консултантът по трудова ефективност Анди Уолш смята, че добрата среща е тази, на която всички искат да отидат. Той посочва, че обменът на идеи и мнения е съществена част от всеки високоефективен екип и той се унищожява, ако общуването не е ефективно, не се създават вътрешни връзки и не се разрушават ненужните бариери. Затова много експерти като него се опитват да намерят алгоритъм, който да предотвратява това да се случва.

Например службата за изследователски проекти на американското министерство на отбраната работи по проект за създаване на изкуствен интелект за успешни екипи. Става въпрос за “интелигентен компютърен представител”, който присъства по време на съвещанията на военните, следи поведението на участниците, предсказва действията им и се намесва, когато установи, че процесът за вземане на решения се разводнява. Създаването на този електронен модератор не е някаква прищявка, а голяма необходимост, тъй като само в американското командване за специални операции понякога се налага да се прави 90-минутна видеоконферентна връзка със 7500 участници по цял свят. Някои от тях се намират на подводници дълбоко в океана, други - във високопланински бази.

Е, повечето организации и фирми нямат подобен проблем, но въпреки това трудно успяват да организират редовните си съвещания така, че да бъдат ефективни.

Принципи как една среща да бъде ефективна

Ние знаем как да подобрим служебните срещи, но истината е, че повечето хората не искат да го сторят, казва Джо Алън, професор по организационна психология в университета на Юта. Анализирайки 200 проучвания по въпроса, неговият екип е оформил няколко важни принципа за подобряване на работните съвещания.

Според тях на срещите трябва да се канят само хора, чиито познания и опит са необходими за решаване на обсъждания въпрос. Да се отделя толкова време за разисквания, колкото е необходимо, а не часове с презумпцията, че може да се роди нещо изключително, тъй като е доказано, че обикновено това не се случва. Настъпва умора и се говори заради самото говорене.

Задължително трябва да се прави дневен ред на съвещанието, който предварително да се изпраща на участниците, за да се подготвят. И да не се придържате стриктно към него, не позволявайте дискусията да се отклонява от основната задача.

Идвайте винаги по-рано, защото различни изследвания показват, че дори няколко минути неформални разговори създават чувство на комфорт и помагат на хората да се отпуснат и да говорят свободно по време на срещата.

Много важно е да се направи доклад или друг вид разбор на заседанието, в който да се опише договореното и да се посочат срокове и изпълнители.

Абонамент за печатен или електронен "24 часа", както и за другите издания на Медийна група България.

ПОСЛЕДНО ОТ последно от 24 Часа

Нападателят на "Пари Сен Жермен" Мауро Икарди е зачеркнал сестра си Ивана и не иска да има нищо общо с нея. Причината е войната й с жена му Уанда Нара. Сексапилната роднина на голаджията не може да понася снаха си. И не го крие. Ивана не пропуска възможност да нападне Уанда. "Брат ми и аз не сключихме мир - признава Ивана

Николай Михайлов най-вероятно повече няма да играе за "Левски", научи "България днес". Стражът приключва втория си период в родния клуб, въпреки че има договор за още 1,5 г. В момента вратарят не тренира с тима, а се подготвя отделно. Официалната информация е, че има контузия в левия глезен. Не се очаква да попадне в групата за последните два мача

В отворено писмо "Пайнер" отвърна на нападките на бившата си певица Андреа, която ги атакува около последния концерт на музикалната компания. Публикуваме текста без редакторска намеса: "В дните около концерта "Планета на 18" бивша певица от каталога на фирмата заля мрежата с измислиците си. Длъжни сме да внесем малко реалност и нормалност.